Registrazione dei debiti

Rilevamento dei debiti in Germania e Svizzera per un gruppo industriale

Il compito era quello di scansionare, elaborare e gestire le fatture da pagare. 2 team elaborano le fatture e sono riusciti ad aumentare significativamente l'efficienza ottimizzando il processo di scansione. Inoltre, siamo riusciti a passare dal 10% di fatture via e-mail all'85% di fatture via e-mail.

All'inizio, l'azienda aveva un processo molto manuale. Le fatture sono state pre-inserite in SAP, ma poi sono passate manualmente in tutta l'azienda per il visto. Per conto del cliente, abbiamo automatizzato il processo e siamo stati in grado di contribuire a un massiccio aumento dell'efficienza.

In primo luogo, le fatture venivano ancora scansionate presso la sede dell'azienda e poi inviate al flusso di lavoro. Abbiamo incoraggiato i fornitori a inviare le fatture per e-mail. Lo abbiamo fatto da un lato con e-mail e lettere con istruzioni dettagliate, dall'altro per telefono. Non abbiamo esitato a chiedere più volte di poter ricevere le fatture via e-mail.

Il fornitore di un'agenzia di spedizioni potrebbe fornire le fatture solo su un server FTP. Abbiamo costruito un piccolo robot che raccoglie le fatture al mattino e le inserisce nel sistema ogni giorno.

Insieme ai nostri team, abbiamo aumentato il tasso di lettura automatica delle fatture fino all'80% delle fatture passive, grazie a un apprendimento mirato dei sistemi. Inoltre, siamo riusciti a ridurre il lavoro manuale grazie alla corrispondenza dei contratti (fatture ricorrenti e impostazione dei limiti). Utilizziamo lo strumento Basware, implementato dalla società Arcplace.

Siamo specialisti del back-office e il nostro obiettivo non è solo quello di portare a termine i compiti dei clienti, ma anche di ottimizzare continuamente i processi e quindi di renderli più efficienti ed economici.