Saisie des comptes créditeurs

Reprise des créanciers Allemagne et Suisse pour un groupe industriel

Scanner, traiter et gérer les factures des fournisseurs, telle était la mission. Deux équipes traitent les factures et ont réussi à augmenter considérablement l'efficacité, notamment en optimisant le processus de numérisation. De plus, nous avons pu passer de 10% de factures par e-mail à 85% de factures par e-mail.

Au début, l'entreprise avait un processus très manuel. Les factures étaient certes préenregistrées sur SAP, mais elles étaient ensuite soumises manuellement au visa de toute l'entreprise. À la demande du client, nous avons automatisé le processus et avons pu contribuer à une augmentation massive de l'efficacité.

Dans un premier temps, les factures étaient encore scannées sur le site de l'entreprise, puis envoyées dans le workflow. Nous avons incité les fournisseurs à envoyer les factures par e-mail. D'une part par des e-mails et des lettres avec des instructions précises, d'autre part par téléphone. Nous n'avons pas hésité à insister à plusieurs reprises pour obtenir les factures par e-mail.

Un fournisseur d'expédition pouvait mettre les factures à disposition exclusivement sur un serveur FTP. Nous y avons construit un petit robot qui récupère ces factures chaque matin et les introduit dans le système au jour le jour.

Avec nos équipes, nous avons augmenté le taux de lecture automatique des factures de 80% des factures fournisseurs grâce à l'apprentissage ciblé des systèmes. De plus, nous avons pu réduire les tâches manuelles grâce au Contract Matching (factures récurrentes et fixation de limites). Nous utilisons pour cela l'outil Basware, mis en œuvre par la société Arcplace.

Nous sommes des spécialistes du back-office et notre objectif est précisément non seulement d'exécuter les tâches des clients, mais aussi d'optimiser en permanence les processus et de les rendre ainsi plus efficaces et moins chers.